11.07.2014
99%iger Sicherheitskomfort beim Datentransfer und in Clouds
Bei der digitalen Weitergabe von elektronischen Informationen oder der gemeinschaftlichen Nutzung von Dateien bietet ein bislang noch wenig praktiziertes Software-Konzept vielfachen Nutzen: IRM, Information Rights Management, die gezielte Zuweisung von Rechten für die Verwendung von Unternehmensdaten.
Der Einsatz von IRM-Software sorgt sozusagen für eine gezielte Versiegelung von Daten, die individuell bestimmt und unkompliziert eingesetzt werden kann. Auf ein ganzes Sortiment solcher nutzbringender Software-Produkte hat sich die 2006 gegründete sealed solutions GmbH im baden-württembergischen Böblingen spezialisiert.
Bei der Zusammenarbeit mit Zulieferern, Kooperations- und Vertriebspartnern ist es unabdingbar, diese mit wertvollen und oft vertraulichen Informationen zu versorgen. Der Online-Zugriff auf Dateien, Datenbanken, Grafiken oder Videos ist heute zur Selbstverständlichkeit geworden; und dieser kosten- und zeitsparende Weg soll auch umfassend erhalten bleiben.
Wie lässt sich jedoch sicherstellen, dass die Daten auch nur von den zulässigen Personen im vereinbarten Umfang und Zeitraum genutzt werden? Das Laptop auf der Fahrt im ICE, das für wenige Momente unbeobachtete Smartphone während einer Tagungspause oder der Verlust eines USB-Stick bringen „albtraumartige“ Risiken mit sich.
Häufig befinden sich darauf umfassende Firmen-, Produkt- und Personendaten, die versehentlich oder absichtlich in falsche Hände gelangt, riesige Image- und Finanzschäden anrichten. Wie kann hier der Daten-Missbrauch vermieden werden? Und schließlich gibt es eine enorm hohe Dunkelziffer von Fällen, in denen ausscheidende Mitarbeiter durch das spätere Verwenden von unerlaubt kopierten Firmendaten unermessliche Schäden verursachen. Wie kann vorgesorgt werden, dass wertvolle Daten in solchen Fällen unbrauchbar sind oder werden?
Unabhängig vom Dateiformat oder der genutzten Systemsoftware sorgen die IRM-Produkte für die Versiegelung von Daten, weisen den Nutzern entsprechende Rollen und Rechte zu. Norbert Bacher, geschäftsführender Gesellschafter der sealed solutions GmbH beschreibt den Praxiseinsatz von IRM: „Individuell können jeder Datei, oder wahlweise im Voraus bestimmten Anwendergruppen, entsprechende Verwendungsrechte zugewiesen werden. Unbekannten Usern ist ein nicht geplantes Verwenden einer versiegelten Datei definitiv nicht möglich. Versehen oder Manipulation ist dadurch ausgeschlossen.“
Der 55-jährige Kaufmann und Informatiker weiß, von welcher Gefahr er spricht. Er hat selbst fünf Jahre lang im Vertrieb und Key Account Management der internationalen Lebensmittelindustrie Erfahrungen gesammelt. „Heute weiß ich, welcher Erfolgsfaktor versiegelte Daten schon damals gewesen wären. So manche Produktidee wäre nicht schon vor der Marktreife in falsche, sprich die Hände des Wettbewerbs gelangt. So mancher Datenklau durch interne oder externe Personen hätte gezielt vermieden werden können. Ganz zu schweigen von versehentlich weitergeleiteten Daten beim eiligen Verfassen von E-Mails“ blickt Bacher zurück auf seine Zeit vor sealed solutions.
Das Team von mehr als dreißig IT-Fachleuten der sealed solutions GmbH und ihrer Partner beraten die Kunden hinsichtlich des Bedarfs an grundlegender oder ergänzender Datensicherheit. Installation, Wartung und User-Support gehören ebenso zum Betreuungsangebot wie die Schulung von IT-Entscheidern und –Nutzern in Unternehmen.
Risiken von Verlust und Manipulation gezielt verhindern
Mit der Versiegelung von Daten kann – unabhängig vom Dateiformat – konkret und nachhaltig festgelegt werden, welchem autorisierten Nutzer, in welchem Umfang, für welchen Zeitraum oder Zeitpunkt und mit welchem PC, Smartphone, Tablet oder Speichermedium eine Nutzung möglich ist. Die einmal spezifizierten Rechte können durch IRM (Information Rights Management) jederzeit wieder geändert, angepasst oder entzogen werden. So sind versiegelte Daten innerhalb und außerhalb eines Unternehmens nachhaltig vor Missbrauch geschützt.
Die Sicherheit durch IRM-Software hat einen zusätzlichen Komfort: Die zugewiesenen Datenrechte werden getrennt von den versiegelten Dateien auf einem separaten Server verwaltet. Somit gewährleistet Sealed Solutions, dass bei gezielten Angriffen niemals versiegelte Dokumente zusammen mit den Rechten gestohlen werden können. Unberechtigte Änderungen oder Entfernungen der zugewiesenen Rechte sind dadurch nicht möglich.
Praktische Umsetzung in der Food-Industrie
Mit IRM-Software kann vor dem Versand einer Produktspezifikation für ein neues Süßwarenprodukt an einen potenziellen Ingredients-Lieferanten festgelegt werden, dass die Datei dort nur am PC-Arbeitsplatz des E-Mail-Empfängers geöffnet wird. Ein Ausdruck, das Speichern oder Weiterleiten der Datei ist dank der Versiegelung nicht möglich.
Der Marketingplan für die Einführung einer neuen Produktrange wird vor der Weitergabe an eine Marketingagentur so versiegelt, dass die Daten als Grundlage für ein Angebot dort nur einmal geöffnet werden können und während eines Projektmeetings für eine Stunde am Monitor sichtbar sind.
Die Informationen aus der Kundendatenbank stehen einem Außendienstmitarbeiter oder Handelsvertreter nur auf einem definierten Endgerät zur Verfügung. Die Versiegelung der Daten sorgt außerdem dafür, dass diese bei Ausscheiden des Vertriebspartners unmittelbar unbrauchbar werden.
Ein Lohnhersteller bekommt die Datei mit der Rezeptur für ein neues Produkt, verbunden mit den begrenzt zugewiesenen Rechten für das Speichern und Lesen der Daten. Sobald sich an der Rezeptur oder an der festgelegten Zusammenarbeit mit dem Zulieferer Änderungen ergeben, können die Rechte für den Einsatz der Datei entzogen bzw. aktualisiert werden. Ein hoher Sicherheitsstandard und die optimale Einhaltung von Qualitätsstandards sind dadurch gewährleistet, auch bei Produkthaftungsfragen.
Die IRM-Lösungen von Sealed Solutions sind auch für die mobile Datennutzung sinnvoll. Wenn elektronische Informationen während einer Auslandsreise per USB-Stick oder Smartphone genutzt werden sollen, wird diesen Daten eine zeitbegrenzte Nutzung für das jeweilige Speichermedium zugewiesen. Bei Verlust schützt die Versiegelung dann gezielt gegen Missbrauch.
Datenversiegelung ist mehr als Datensicherheit
Einer Studie der PwC AG zufolge hat sich die Kriminalitätsrate im Zusammenhang mit Kunden- und Unternehmensdaten in deutschen Unternehmen seit 2009 von 12 auf 21% gesteigert. Datenkriminalität steht in der Statistik ganz oben, direkt nach Vermögensdelikten und Schutzrechtsverletzungen. Der Verlust, der Diebstahl und die daraus resultierende unternehmensschädigende Nutzung von Daten führen nicht nur zu erheblichen Finanzproblemen eines Unternehmens. Ein damit verbundener Reputationsverlust bei Kunden, Banken, der Öffentlichkeit und bei Medien wirkt sich langfristig ausgesprochen negativ auf den Erfolg und die Marktposition von Managern, Unternehmen und Produkten aus. Zahlreiche Datensicherheits-Probleme aus internationalen Unternehmen, die durch die Presse bekannt wurden, belegen die Brisanz solcher Vorkommnisse.
Aus diesen Risiken resultierend wird in Qualitätsmanagement-Prozessen und bei Qualitäts-Zertifizierungen zunehmend mehr Wert auf die komplexe Datensicherheit gelegt. Für angehende Kooperationspartner, Share-holder und Kunden wird eine nachgewiesene Sorgfalt und vorausschauende Aktivität eines Unternehmens zum Qualitäts-und Wettbewerbsvorteil. „Informationsschutz ist Investitionsschutz!“ ist für Bacher das Leitmotto, das er seinen Kunden mit auf den Weg gibt. Außerdem ist der nachgewiesene Einsatz von IRM zur Datenversiegelung ein wichtiges rechtliches Mittel im Zusammenhang mit Datenschutz oder bei Vorwürfen im Bereich der Urheber- oder Produktschutzrechte.
Kontakt und ergänzende Informationen:
Sealed Solutions GmbH, Otto-Lilienthal-Straße 36, 71034 Böblingen
Telefon 07031 714-8811 – E-Mail n.bacher@sealedsolutions.com